30 Jun DIGITAL WORKPLACE, SUS BENEFICIOS PARA LA EMPRESA Y PARA EL EMPLEADO
Implantar un Digital Workplace, o espacio de trabajo digital, supone una innovación en nuevas formas de comunicación y colaboración por parte de la empresa.
Un Digital Workplace es un espacio donde se facilitan datos, herramientas colaborativas y aplicaciones para mejorar la experiencia del empleado en el puesto de trabajo. Se trata de un entorno de trabajo en el que prácticamente todas las funciones internas de la empresa han sido digitalizadas, por tanto, toda la compañía tiene acceso a una multitud de recursos como aplicaciones y herramientas digitales que facilitan las comunicaciones, la gestión de las tareas o la planificación.
A través de estas plataformas los trabajadores pueden acceder a toda la información de la compañía, fomentando una comunicación abierta entre la plantilla. Además, en un Digital Workplace aparecen todos los eventos, noticias, conversaciones y comunicados de manera atractiva para que los empleados hagan uso de ello.
Razones para implantar un Digital Workplace
Compromiso laboral
Las herramientas digitales y el uso de un Digital Workplace hacen más fácil la gestión del trabajo y el desempeño de las tareas de cada empleado. Estas facilidades ayudan a retener el mejor talento y que los trabajadores refuercen su compromiso laboral con la empresa.
El Digital Workplace incluye funciones de una red social corporativa, para potenciar la comunicación y la colaboración, compartir ideas o participar en proyectos.
Productividad
Los Digital Workplace tienen un impacto directo en la productividad de la empresa.
En muchas ocasiones los profesionales se encuentran realizando varios proyectos a la vez. El uso de un Digital Workplace permite priorizar aquellas tareas y proyectos mas importantes para la empresa y simplificar los flujos de trabajo. Son muy útiles especialmente para el departamento de Recursos Humanos donde más tareas repetitivas se realizan.
Muchas de las tareas que más tiempo ocupan a los empleados resultan repetitivas y apenas generan valor para la empresa. La digitalización de estos procesos permite destinar más tiempo a otras tareas más creativas y con un impacto más destacado en los resultados de la empresa.
Seguridad
Trabajar en un entorno digital en muchos casos supone estar expuesto a amenazas. Sin embargo, en un Digital Workplace toda la información esta centralizada y resulta más fácil proteger la información sensible gracias a protocolos de seguridad específicos para cada empresa.
Beneficios para los empleados
Los resultados desde la perspectiva de la compañía son obvios: se inculca conocimiento de alto impacto en los empleados y se cosechan sólidos rendimientos de las inversiones en tecnología, pero ¿qué le aporta un Digital Worplace a los empleados?
- Flexibilidad y conciliación: Como toda la información está centralizada en un mismo espacio, y los empleados pueden conectarse desde cualquier dispositivo, se facilita la posibilidad del trabajo en remoto y la flexibilidad de la jornada laboral. Esto permite, entre otras ventajas, mejorar la conciliación laboral y familiar de la plantilla.
- Comunicación y trabajo en equipo: Los entornos de trabajo digitales fomentan el trabajo en equipo. Se pueden crear equipos de trabajo en remoto, planificar tareas y reunirse con los compañeros desde cualquier lugar, lo que contribuye además a mejorar el clima laboral.
- Funcionalidad: Las herramientas digitales suelen ser muy intuitivas y fáciles de usar. Además, resultan bastante funcionales para que el empleado pueda desempeñar sus tareas con rapidez y agilidad.
Iniciativas digitales que puede incluir un Digital Workplace
Para poner en marcha un Digital Workplace eficaz se debe conocer en detalle cuáles son las principales necesidades de la empresa y cómo puede la tecnología ayudar a cubrir estas carencias o a mejorar los procesos. Estas son algunas de las herramientas más comunes que encontramos en los Digital Worplace para cubrir necesidades básicas como la comunicación remota o la gestión documental:
- Implementación de una oficina sin papel, que se enfoca en reemplazar los procesos en papel con flujos de trabajo digitales.
- Herramientas de información eficientes, como el intercambio de archivos en la nube y los archivos electrónicos.
- Software de gestión de registros que puede enviar informes al repositorio correcto y reemplazar el proceso de archivo físico.
- Herramientas digitales para colaboración de equipos.
- Calendarios en línea que se pueden sincronizar con múltiples cuentas o plataformas.
Estos espacios digitales abren la puerta a una nueva forma de trabajar, dando mayor autonomía y flexibilidad a los trabajadores, y cada vez están ganando más protagonismo en las empresas debido al auge del trabajo remoto y la deslocalización. Hoy en día, entender la importancia de la digitalización y saber cuál es el papel de los Digital Workplace es uno de los primeros pasos para realizar una transformación digital en la empresa.